24. März 2025 - Mit rund 150 Gästen zeigte der kostenfreie Informationsabend „Alles, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen“ im Main-Kinzig-Forum in Gelnhausen, wie relevant das Thema für Unternehmerinnen und Unternehmer ist. Veranstaltet von der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie der Wirtschaftsförderung des Main-Kinzig-Kreises, bot die Veranstaltung wertvolle Einblicke in die neuen gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung, die seit Jahresanfang verpflichtend sind. In seiner praxisnah gestalteten Präsentation stellte Guido Badjura von der Datev eG die aktuellen Regelungen und Übergangsfristen vor. Denn Verstöße gegen die europaweiten und deutschlandspezifischen Vorgaben können bei einer Betriebsprüfung zu steuerlichen Nachteilen oder Sanktionen führen.

So muss auch bei der E-Rechnung einiges im Detail beachtet werden: Jede Rechnung muss beispielsweise eindeutig einem Vorgang zugeordnet sein, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Zudem ist die Unveränderbarkeit wichtig. Nach ihrem Eingang darf die Rechnung nicht mehr geändert werden. Ein weiteres zentrales Kriterium ist die maschinelle Auswertbarkeit. E-Rechnungen müssen in einem elektronisch verarbeitbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD gespeichert und in diesem Ursprungsformat archiviert werden.

Obgleich diese strukturiert elektronischen Rechnungsdaten erst nach einer Datenvisualisierung mithilfe einer entsprechenden Software für Menschen lesbar sind, werden künftig für den Vorsteuerabzug ausschließlich die strukturierten Daten maßgeblich sein. Wenn es Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und der PDF-Datei gibt, haben die Daten des strukturierten Teils sogar Vorrang.

Außerdem spielt die zeitgerechte Erfassung eine Rolle: Eingehende Rechnungen müssen zeitnah verarbeitet und abgelegt werden. Schließlich sind Unternehmen verpflichtet, ihre Prozesse zur E-Rechnungsverarbeitung detailliert zu dokumentieren, beispielsweise in einer Verfahrensdokumentation. Nur wenn alle Anforderungen erfüllt sind, entspricht eine E-Rechnung den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Besonders großes Interesse zeigten die Teilnehmenden an den konkreten Umsetzungsmöglichkeiten für ihre Unternehmen sowie an den Vorteilen der E-Rechnung. So gab es neben dem Fachvortrag die Gelegenheit für individuelle Fragen und den Austausch mit anderen Unternehmern. „Die Diskussionen machten deutlich, dass viele Unternehmen noch vor Herausforderungen bei der Umstellung stehen, aber auch das Potenzial der Digitalisierung für ihre Buchhaltung und Geschäftsprozesse erkennen“, resümierte Normen Kegler, Leiter der Wirtschaftsförderung des Main-Kinzig-Kreises.

Um weitere Vorzüge moderner Möglichkeiten auszuschöpfen, lädt die Wirtschaftsförderung für Dienstag, 1. April, zu einem weiteren Vortrag ein: Rund um das Thema „Firmenwagen mit Elektro-Antrieb“ vermittelt Matthias Engel von CARextern Automotive Services GmbH sein Wissen, um die Entscheidungssicherheit für Unternehmen zu erhöhen und konkrete Handlungsschritte aufzuzeigen. Eine Anmeldung dazu ist kostenfrei und erfolgt formlos per E-Mail an wirtschaft@mkk.de.