• Merkblatt zum Datenschutz

Datenschutzhinweise

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) für den SGB XII – Bereich

Dieses Merkblatt dient zur Information, wie das Amt für soziale Förderung und Teilhabe des Main-Kinzig-Kreises mit personenbezogenen Daten seiner Kundinnen und Kunden umgeht. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt nach den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere nach den Regelungen der DSGVO und der Sozialgesetzbücher (SGB).

1) Kontaktdaten der Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

• Verantwortliche:
  Kreisausschuss Main-Kinzig-Kreis
  Amt für soziale Förderung und Teilhabe
  Amtsleiterin
  Barbarossastraße 16-24
  634571 Gelnhausen
  Telefon: 06051 85-48047
  Mail: Iris.Hurrlein@mkk.de
• Datenschutzbeauftragter:
  Main-Kinzig-Kreis
  Der Kreisausschuss
  Datenschutzbeauftragter
  Barbarossastraße 16-24
  63451 Gelnhausen
  Telefon: 06051 85-15750
  Mail: Datenschutz@mkk.de

2) Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

a) Verarbeitungszweck

Das Amt für soziale Förderung und Teilhabe verarbeitet Daten zum Zwecke seiner gesetzlichen Aufgabenerledigung nach dem SGB I, SGB X und SGB XII. Das Amt für soziale Förderung und Teilhabe ist nach Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen zur Erbringung von Geld-, Sach- und Dienstleistungen verpflichtet. Dazu zählen Leistungen zur Beratung, Sicherung des Lebensunterhaltes sowie Verringerung oder Beendigung der Hilfebedürftigkeit. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch bei der Durchführung von Erstattungsansprüchen anderer Leistungsträger oder anderer Stellen sowie der Bekämpfung von Leistungsmissbrauch verarbeitet. Dies gilt auch für die Ausstellung von Bescheinigungen. Personenbezogene Daten werden zudem durch das Statistische Bundesamt erhoben.

b) Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung durch das Amt für soziale Förderung und Teilhabe erfolgt insbesondere gemäß der §§ 67 ff. SGB X, §§ 121 ff. SGB XII i.V.m. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO sowie nach spezialgesetzlichen Regelungen. Darüber hinaus ist gemäß § 67b SGB X i.V.m. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO eine Datenverarbeitung auch zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat.

3) Personenbezogene Daten

Insbesondere folgende Daten werden vom Amt für soziale Förderung und Teilhabe verarbeitet:

a) Stammdaten und Kontaktdaten

Das sind beispielsweise: Aktenzeichen, Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer (freiwillige Angabe), E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe), Familienstand, Staatsangehörigkeit und Bundesland, Aufenthaltsstatus, Dauer des Aufenthaltstitels, Renten-/Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung.

b) Daten zur Leistungsgewährung

Das sind beispielsweise: Art und Höhe der angerechneten Einkommen, Vermögensnachweise, Leistungszeitraum, Leistungshöhe sowie Leistungsart, Art der geleisteten Mehrbedarfe, Bedarfe der Unterkunft und Heizung, Daten zu Unterhaltsansprüchen/Regressansprüchen, Daten zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Vorsorge, Art der Unterbringung, Leistung durch ein persönliches Budget.

c) Gesundheitsdaten

Das sind beispielsweise: Begutachtungen sowie Stellungnahmen durch das Gesundheitsamt des Main-Kinzig-Kreises, Daten für die Beauftragung der Deutschen Rentenversicherung zur Beurteilung der Erwerbsfähigkeit, Daten zur Schwerbehinderung, Daten zur Durchführung eines Teilhabeverfahrens, Daten zur Erbringung oder Gründe der Nichterbringung von Sozialversicherungsträgern und einer privaten Pflegeversicherung.

d) Forschungsdaten (Befragungsdaten) und Statistikdaten

Das sind beispielsweise: freiwillige Angaben im Bedarfsfall bei Zusatzerhebungen, Kennnummern der/des Leistungsberechtigten, Name und Telefonnummer sowie Adresse für elektronische Post der für eventuelle Rückfragen zur Verfügung stehenden Person.

4) Empfänger

Die unter Ziffer 3 genannten Daten könne zum Zwecke der gesetzlichen Aufgabenerledigung des Amtes für soziale Förderung und Teilhabe gemäß der §§ 68 – 77 SGB X an Dritte übermittelt werden wie beispielsweise: andere Sozialleistungsträger (z.B. Agentur für Arbeit, Jobcenter, Deutsche Rentenversicherung, Krankenversicherung), Arbeitgeber, Ausbildungsbetriebe, Vertragsärzte, Zollbehörden, Finanzämter, Strafverfolgungsbehörden und Behörden der Gefahrenabwehr (z.B. Polizei, Staatsanwaltschaft, Verfassungsschutz), Gerichte, andere Dritte wie z.B. kommunale Ämter, Kfz-Zulassungsstell, Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Bundeszentralamt für Steuern, Bundesrechnungshof, Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Auftragsverarbeiter (z.B. IT-Dienstleister, Scandienstleister), Vermieter/in (bei Direktzahlungen der Mieten), Energieversorger (bei Direktzahlungen von Gas/Stromabschlägen), Sucht- und Schuldnerberatung (nur mit Einwilligung des Betroffenen), psychosoziale Beratung (nur mit Einwilligung des Betroffenen), Schulen (nur mit Einwilligung des Betroffenen), externe Forschungsinstitute (nur bei Forschungsanträgen, die durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt wurden).

5) Datenverarbeitung und Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden in meist maschinellen Verfahren zur Berechnung der zustehenden Leistungen zugrunde gelegt. Das Amt für soziale Förderung und Teilhabe setzt dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Die Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellen technologischen Entwicklungen.

Für Daten zur Inanspruchnahme von Geld- und Sachleistungen nach dem SGB XII besteht eine Speicherfrist von 10 Jahren nach Beendigung der Leistungsgewährung. Die gleiche Speicherfrist besteht für ärztliche Unterlagen, soweit diese für das Gesundheitsamt vorgelegt wurden. Ein Fall ist dabei beendet, wenn die Hilfebedürftigkeit weggefallen ist oder aus anderen Gründen kein Anspruch mehr auf Leistungen nach dem SGB XII besteht. Die Speicherfrist von 10 Jahren beruht auf der Möglichkeit der Rückforderung von Leistungen, wenn in diesem Zeitraum bekannt wird, dass Leistungen zu Unrecht gewährt wurden.

Ist eine Forderung des Amtes für soziale Förderung und Teilhabe (Rückforderung/ Erstattungsbescheid/ Darlehen) noch offen, werden die Daten gemäß den Vorschriften des SGB X, des Bürgerlichen Gesetzbuches und den Vorschriften der Zivilprozessordnung 30 Jahre lang aufbewahrt, weil erst dann die Ansprüche verjähren. Die Berechnung der Frist erfolgt je nach Vollstreckungsversuch.

6) Betroffenenrechte

Gemäß der DSGVO bestehen verschiedene Rechte, Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus § 83 SGB X i.V.m. Artikel 15 bis 18 und 21 der Verordnung.

a) Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre vom Amt für soziale Förderung und Teilhabe verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem schriftlichen Auskunftsantrag sollen Sie Ihr Anliegen präzisieren, um dem Amt für soziale Förderung das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

b) Berichtigung / Vervollständigung

Sofern nachgewiesen wird, dass die beim Amt für soziale Förderung und Teilhabe verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig erfasst sind, werden diese nach Bekanntwerden unverzüglich berichtigt oder vervollständigt.

c) Löschung

Sofern nachgewiesen wird, das personenbezogene Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, wird unverzüglich die Löschung der betroffenen Daten veranlasst. Das gilt auch, wenn die Daten zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Für die Beurteilung dieser Sachlage sind die Speicherfristen maßgebend, wobei Rechnungslegungsfristen oder Rückforderungsfristen (vgl. hierzu Punkt 4 Dauer der Speicherung) zu berücksichtigen sind.

7) Widerruf der Einwilligung

Werden Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet, kann die Einwilligung jederzeit ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

8) Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu wenden, sofern Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die gesetzliche Grundlagen (SGB X, XII und DSGVO) verstößt.

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

9) Datenquellen (öffentlich zugänglich)

Das Amt für soziale Förderung und Teilhabe kann unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzung personenbezogene Daten auch bei anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben. Dies können z.B. andere Sozialleistungsträger, Arbeitgeber, Ausbildungsbetriebe, Einrichtungen, Pflegedienste und sonstige Dienstleiter, etc. sein. Weiterhin können personenbezogene Daten auch aus öffentlichen Quellen bezogen werden wie z.B. Internet, Melderegister, Handelsregister, Grundbuchämter usw.

10) Manueller bzw. Automatisierter Datenabgleich

Bei Personen, die Leistungen nach dem SGB XII beziehen, wird gemäß § 118 SGB XII ein regelmäßiger Datenabgleich für alle Handelsmitglieder (Leistungsbezieher/in oder Mitglieder der Einsatzgemeinschaft), auch in automatisierter Form, insbesondere mit der Datenstelle der Rentenversicherung, durchgeführt.

Es darf z.B. abgeglichen werden, ob während des Bezuges von Eingliederungshilfe, Grundsicherungsleistungen oder von Hilfe zum Lebensunterhalt Arbeitslosengeld II gezahlt wird, ob eine versicherungspflichtige oder geringfügige Beschäftigung besteht oder in welcher Höhe Kapitalerträge zugließen, für die ein Freistellungsauftrag erteilt worden ist. Ebenso ist ein Abgleich mit der Meldebehörde zu Meldeanschriften, Wohnungsstatus und Zeitpunkt von Ummeldungen möglich.

Zudem besteht die Möglichkeit eines Kontenabrufs beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 93 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe e Abgabenordnung.

11) Zweckänderung

Die Verwendung personenbezogener Daten zu einem anderen Zweck als dem Erhebungszweck ist nur im Rahmen der unter Ziffer 2 genannten Zwecke zulässig und sofern der neue Zweck mit dem Erhebungszweck kompatibel ist.

Bei der Vorlage von Kontoauszügen dürfen Sie Schwärzungen grundsätzlich vornehmen. Schwärzungen sind nur bei Ausgabenbuchungen zulässig, nicht bei Einnahmen. Geschwärzt werden dürfen dabei nur bestimmte Passagen des Empfängers und des Buchungstextes. Dabei muss der zu Grunde liegende Geschäftsvorgang für die Prüfung plausibel bleiben. So ist z.B. bei der Überweisung von Mitgliedsbeiträgen für politische Parteien eine Schwärzung des Namens einer Partei in einem Kontoauszug zulässig, wenn als Verwendungszweck „Mitgliedsbeitrag” erkennbar bleibt. Die von Ihnen vorgelegten Kontoauszüge dürfen in den Akten aufbewahrt/ gespeichert werden, wenn den Kontoauszügen Tatsachen zu entnehmen sind, die sich unmittelbar auf die Anspruchsvoraussetzungen der von Ihnen beantragten Leistungen nach dem SGB IX / SGB XII auswirken. Über die Aufbewahrung/Speicherung Ihrer Kontoauszüge entscheidet die Behörde. Ist eine Aufbewahrung/Speicherung nicht erforderlich, werden Ihre Unterlagen datenschutzkonform vernichtet.